Fahrzeugdaten nutzen: Wartung im Flottenmanagement

Wie Telematikdaten und vorausschauende Wartung Flotten und Werkstätten entlasten, Ausfälle verringern und Betriebskosten transparent machen können.

Ein Transporter steht am Montagmorgen mit leuchtender Motorkontrollleuchte auf dem Hof. Der erste Kundentermin ist um acht Uhr, und der Ersatzwagen ist schon unterwegs. Solche Situationen lassen sich mit Fahrzeugdaten oft verhindern. Werkstätten und Flottenbetreiber nutzen diese Daten am wirksamsten, wenn Telematik Fehlercodes, Verschleißindikatoren und Laufleistung laufend erfasst und die Wartung im Flottenmanagement nach dem tatsächlichen Fahrzeugzustand geplant wird statt allein nach Kalender. Der Effekt zeigt sich an drei Stellen. Ungeplante Ausfälle werden seltener, Werkstatttermine lassen sich bündeln, und die Kosten je Fahrzeug werden nachvollziehbar.

Moderne Flottenmanagementsysteme werten diese Daten in Echtzeit aus. Sie melden auffällige Werte, bevor ein Bauteil versagt, und legen offen, welche Fahrzeuge überdurchschnittlich viel Geld binden. Für Kfz-Betriebe ist das doppelt relevant. Sie warten selbst Fahrzeuge für gewerbliche Kunden und betreiben häufig eine eigene kleine Flotte aus Service- und Abschleppfahrzeugen. Die folgenden Abschnitte behandeln, wie Daten die Wartungsplanung verändern, welche Kriterien bei gemischten Antrieben zählen, wo Routenplanung Kilometer einspart und wie sich das Ganze in den Werkstattalltag einfügt.

Telematikdaten und vorausschauende Wartung entlasten Flotten und Werkstätten - Bild: nano banana 2

Wie verbessern Fahrzeugdaten die Wartungsplanung?

Fahrzeugdaten verbessern die Wartungsplanung, weil sie den realen Zustand eines Fahrzeugs sichtbar machen. Ohne sie bleibt nur der Blick auf Kilometerstand und Datum. Ein Telematikgerät am OBD-Anschluss liest dafür laufend Werte aus den Steuergeräten aus und überträgt sie an eine zentrale Plattform. Der Disponent sieht so nicht erst beim nächsten Werkstattbesuch, dass ein Fahrzeug Probleme hat. Er sieht es, sobald die Werte auffällig werden.

Ein zentrales Anwendungsfeld ist laut autohaus.de die vorausschauende Wartung, also Predictive Maintenance. Dahinter steckt ein einfacher Mechanismus. Viele Defekte kündigen sich über Wochen an, bevor sie zum Ausfall führen. Eine Starterbatterie verliert nicht über Nacht ihre Leistung. Ihre Spannung sackt beim Kaltstart allmählich tiefer ab. Wer diesen Verlauf über historische Daten verfolgt, tauscht die Batterie beim nächsten regulären Termin und nicht erst nach dem Pannendienst.

Typische Verschleißindikatoren aus der Telematik:

• Batteriespannung beim Startvorgang und im Ruhezustand

• Gespeicherte und aktive Fehlercodes der Motor- und Getriebesteuerung

• Kühlmitteltemperatur und Auffälligkeiten bei langen Leerlaufphasen

• Betriebsstunden, die bei Fahrzeugen mit viel Standgasbetrieb aussagekräftiger sind als Kilometer

• Häufigkeit harter Bremsvorgänge als Hinweis auf erhöhten Belagverschleiß

Aussagekraft gewinnen diese Werte erst über die Zeit. Ein einzelner Fehlercode kann ein sporadischer Ausreißer sein. Taucht er dagegen bei mehreren Fahrzeugen derselben Baureihe auf, deutet das eher auf ein systematisches Problem hin, das sich in einer Sammelaktion beheben lässt.

Welche Software-Lösung eignet sich zur Verwaltung einer Hybrid-Flotte?

Für eine Hybrid-Flotte eignet sich eine Software-Lösung, die Verbrenner, Plug-in-Hybride und Elektrofahrzeuge in einem gemeinsamen Datenmodell führt, die Kosten je Fahrzeug und Fahrer aufschlüsselt und antriebsspezifische Wartungsdaten getrennt auswertet. Gemischte Flotten stellen besondere Anforderungen, weil jede Antriebsart anders verschleißt. Ein Elektrotransporter braucht keinen Ölwechsel. Durch die Rekuperation werden seine Bremsscheiben dafür so wenig beansprucht, dass sie eher korrodieren als abnutzen. Ein Plug-in-Hybrid trägt beide Welten mit sich herum.

Prüfkriterien für gemischte Flotten:

• Kraftstoff und Ladestrom fließen in dieselbe Kostenrechnung ein.

• Die Kosten lassen sich transparent nach Fahrzeug und Fahrer verteilen.

• Die Auswertung zeigt, welche Fahrzeuge auffällig oft in die Werkstatt müssen.

• Betriebskosten je Kilometer lassen sich zwischen Flottensegmenten vergleichen.

• Offene Schnittstellen zu Buchhaltung und Werkstattsystem sind vorhanden.

Ob eine Fuhrparkmanagement-Software für gemischte Antriebe taugt, entscheidet sich deshalb weniger an der Oberfläche als daran, ob Ladestrom, Kraftstoff und Werkstattkosten im selben Datensatz landen und je Fahrzeug vergleichbar werden.

In der Praxis gibt es dafür zwei Wege. Der erste setzt auf eine herstellerunabhängige Telematikplattform. Bei Geotab erfasst Hardware im Fahrzeug die Telematikdaten in Echtzeit und führt sie in der Plattform MyGeotab zusammen. Dort laufen automatische Warnmeldungen, Fahrerauswertungen und Wartungsmanagement zusammen. Über ein SDK lässt sich die offene Plattform zudem um eigene Anwendungen erweitern. Der Vorteil liegt in einer einheitlichen Datenbasis über alle Marken und Antriebsarten hinweg. Der Nachteil ist, dass in jedes Fahrzeug ein Gerät eingebaut werden muss. Der zweite Weg nutzt die Datenportale der Fahrzeughersteller, die die werksseitig verbaute Konnektivität auslesen. Hier entfällt die Nachrüstung. Bei mehreren Marken verteilen sich die Daten dafür auf getrennte Portale, deren Kennzahlen sich nicht immer direkt vergleichen lassen.

Routenplanung und Auslastung: Wo Kilometer verschwinden

Bessere Routenplanung senkt die Betriebskosten, weil jeder vermiedene Kilometer gleich dreifach spart: Kraftstoff oder Ladestrom, Arbeitszeit und Verschleiß. Flottenmanagement-Software verknüpft dafür Auftragsorte, Verkehrslage und Fahrzeugstandorte. Der nächste Einsatz geht dann an das Fahrzeug, das tatsächlich am nächsten steht, und nicht an das, das morgens zufällig eingeteilt wurde.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt die Größenordnung. Ein Betrieb mit zwölf Servicefahrzeugen vermeidet durch bessere Tourenplanung pro Fahrzeug und Arbeitstag einen Umweg von 15 Kilometern. Bei 220 Arbeitstagen sind das 3.300 Kilometer je Fahrzeug und Jahr, über die ganze Flotte also 39.600 Kilometer. Diese Strecke fällt nicht nur beim Energieverbrauch weg. Bei kilometerbasierten Wartungsplänen verschieben sich Inspektionen, Reifenwechsel und Bremsenservice entsprechend nach hinten.

Zwei weitere Hebel liegen in den Daten. Der erste ist die Auslastung. Ein Fahrzeug, das laut Fahrtenbuch kaum bewegt wird, bindet trotzdem Leasingrate, Versicherung und Prüftermine. Die Auswertung zeigt, ob die Flotte schrumpfen kann oder ob Fahrzeuge besser anders verteilt werden. Der zweite ist die Fahrweise. Harte Beschleunigungen, abrupte Bremsungen und lange Leerlaufphasen lassen sich je Fahrer auswerten. So lassen sich gezielte Schulungen planen, statt die ganze Belegschaft pauschal zu ermahnen. Bei Elektrofahrzeugen kommt die Reichweite hinzu. Eine Tourenplanung, die Ladestopps und den Ladezustand berücksichtigt, verhindert, dass ein Fahrzeug mit leerer Batterie beim letzten Kunden strandet.

Fahrzeugdaten im Werkstattalltag: vom Fehlercode zum Auftrag

Fahrzeugdaten fügen sich in die Werkstattarbeit ein, wenn sie über eine Schnittstelle direkt in die Wartungsverwaltung fließen. Ein Ausdruck, den jemand abtippen muss, reicht dafür nicht. Nach Einschätzung von Echoes bedeutet das für Fuhrparkmanager den Wechsel von starren Intervallen und reaktiven Reparaturen hin zu einer datenbasierten Strategie. Für die Werkstatt heißt das konkret, dass Aufträge besser vorbereitet ankommen.

Ablauf vom Datensignal zur erledigten Wartung:

1. Das Telematikgerät meldet einen Fehlercode oder einen Grenzwert, etwa eine sinkende Batteriespannung.

2. Die Plattform erzeugt automatisch eine Benachrichtigung an Disposition und Werkstatt.

3. Die Disposition legt den Termin in eine ohnehin geplante Standzeit.

4. Die Werkstatt bestellt die Teile anhand des Fehlercodes vor, und die Diagnose am Fahrzeug bestätigt nur noch den Befund.

5. Nach der Reparatur werden Arbeitsumfang, Teile und Kilometerstand digital dem Fahrzeug zugeordnet.

Der fünfte Schritt wird oft unterschätzt. Eine lückenlose, fahrzeugbezogene Dokumentation hilft bei Garantie- und Kulanzanfragen, weil sie belegt, dass Wartungen fristgerecht erledigt wurden. Sie erleichtert außerdem den Nachweis gesetzlicher Prüfpflichten und erhöht beim Wiederverkauf den Wert eines Fahrzeugs. Bei Geotab zählen automatisierte Warnmeldungen und Wartungsmanagement zu den beschriebenen Einsatzbereichen der Plattform. Entscheidend für den Werkstattalltag bleibt aber, ob das eigene Werkstattsystem die Daten tatsächlich übernehmen kann. Diese Frage sollte vor jeder Einführung geklärt sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet Flottenmanagement?

Flottenmanagement bezeichnet die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Fahrzeuge eines Unternehmens, von der Beschaffung bis zur Aussteuerung. Dazu gehören Wartung, Einsatzplanung, Kostenkontrolle, Fahrerverwaltung und die Einhaltung von Prüf- und Dokumentationspflichten. Früher lief das meist über Tabellen und Papierordner. Heute ergänzen digitale Systeme diese Arbeit mit Telematikdaten aus dem Fahrzeug. Die Bedeutung des Flottenmanagements wächst mit der Größe der Flotte: Ab einer gewissen Fahrzeugzahl lässt sich ohne zentrale Datenbasis kaum noch erkennen, welches Fahrzeug Kosten verursacht und welches zuverlässig läuft.

Welche Aufgaben übernimmt das Flottenmanagement im Alltag?

Zu den Aufgaben im Flottenmanagement gehören vor allem die Terminplanung für Inspektionen, Reifenwechsel und Hauptuntersuchungen, die Zuordnung von Fahrzeugen zu Fahrern und Aufträgen sowie die Kontrolle von Kraftstoff- und Ladekosten. Hinzu kommen die Schadenabwicklung, die Führerscheinkontrolle und die Auswertung, wann sich ein Fahrzeugtausch lohnt. Digitale Systeme nehmen dabei vor allem Routinearbeit ab. Sie erinnern an Fristen, sammeln Belege und bereiten Kennzahlen auf. Die Entscheidungen, etwa über Ersatzbeschaffungen oder Fahrerschulungen, treffen weiterhin die Verantwortlichen im Betrieb.

Wovon hängen die Kosten für Flottenmanagementsysteme ab?

Die Kosten im Flottenmanagement hängen hauptsächlich von drei Faktoren ab. Der erste ist die Hardware: Braucht jedes Fahrzeug ein Telematikgerät, oder genügt die werksseitige Konnektivität? Der zweite ist das Lizenzmodell, das meist pro Fahrzeug und Monat abgerechnet wird. Der dritte ist der Funktionsumfang, denn Kameras, Tankkartenanbindung oder zusätzliche Auswertungsmodule erhöhen den Preis. Dazu kommen einmalige Aufwände für Einbau, Schnittstellen zur Buchhaltung und die Schulung des Personals. Diesen Ausgaben stehen vermiedene Ausfalltage, kürzere Strecken und gebündelte Werkstatttermine gegenüber, die sich mit den eigenen Daten nach einigen Monaten gut gegenrechnen lassen.

Lohnt sich ein digitales Flottenmanagement auch für kleine Unternehmen?

Auch kleinere Unternehmen mit wenigen Fahrzeugen profitieren, allerdings an anderen Stellen als große Flotten. Bei fünf Servicewagen fällt jeder ungeplante Ausfall stärker ins Gewicht, weil kaum Ersatz verfügbar ist. Eine frühzeitige Warnung vor Batterie- oder Motorproblemen hat dort deshalb einen hohen Wert. Weniger relevant sind dagegen komplexe Auswertungen über Flottensegmente. Für kleine Betriebe empfiehlt sich meist eine schlanke Flottenmanagement-Lösung, die sich ohne eigene IT-Abteilung betreiben lässt und Wartungstermine, Fehlercodes und Kosten je Fahrzeug übersichtlich bündelt.

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